Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи ЭЦП другому лицу: как правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.
Можно ли передать квалифицированную подпись?
В статье 10 ФЗ №63 прописано, что владелец обязан обеспечить конфиденциальность ЭП. При передаче происходит утрата конфиденциальности. Это утечка сведений. Если доступ к подписи получило другое лицо, ее владелец должен направить соответствующее уведомление в удостоверяющий центр. Одновременно с уведомлением нужно прекратить использование ЭП. Из всего этого можно сделать вывод о том, что передача является незаконной даже в том случае, если руководитель оформил доверенность.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Если сотрудник получает ЭЦП от другого лица: последствия
Работники предприятий часто пользуются цифровой подписью директора. Бухгалтерия визирует с ее помощью электронные отчеты, юристы — документы для передачи в суд. Чем больше людей имеют доступ к ключам, тем выше риск столкнуться с проблемами.
Если сотрудник заверил не те документы или использовал сертификат в личных целях, владельцу подписи будет сложно доказать свою непричастность к этим действиям.
Как передать ЭЦП другому лицу и избежать проблем
Так как в законах нет прямого запрета передачи ЭП третьим лицам, то руководители компаний активно этим пользуются. За любые неправомерные действия с подписью им придется нести ответственность, вплоть до уголовной. Но есть законные способы этого избежать.
Если директор часто делегирует подчиненным работу с документами, рекомендуем оформить отдельную ЭП для каждого сотрудника. В этом случае руководитель избегает рисков. Сотрудники самостоятельно несут ответственность за свои действия.
Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС
По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.
Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.
С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).
К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.
Основные изменения до 2022 года
Ранее был принят общий термин для обозначения электронной подписи ― ЭЦП. В 2022 году он не актуален. Теперь используют аббревиатуру ЭП. Чтобы не запутать читателя, периодически будем применять привычный ему устаревший термин ― ЭЦП. Доверенные (уполномоченные) лица организации ― сотрудники, имеющие право на заверку документов компании с помощью ЭП. Ранее они получали подпись на юрлицо (в сертификате значились его реквизиты). В 2022 году это тоже возможно, но в 2023-ем правила кардинально меняются. Напоминаем, что в 2021 году изменились правила аккредитации Удостоверяющих центров. Не все организации, которые ранее выдавали ЭЦП для сотрудников и их руководителей, смогли ее пройти.
Обратите внимание! Для заверения документов, на которых в бумажном виде ставят личную подпись и печать, нужна именно квалифицированная ЭП (КЭП). Действие неквалифицированной подписи сильно ограничено. Поэтому рекомендуем сразу получать КЭП и использовать ее для разных целей.
Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Где получить и как использовать обезличенную электронную подпись
Пределы применения обезличенной ЭП (обезличенных квалифицированных сертификатов) крайне ограничены.
Основное и единственное назначение обезличенных сертификатов ключей проверки электронной подписи — автоматическое создание или автоматическая проверка электронных подписей в информационных системах. Это назначение охватывает применение обезличенной ЭП для подписания информации и электронных документов в некоторых информационных системах. Возможность применения обезличенной ЭП в конкретной информационной системе необходимо уточнять у её оператора. В частности, такая подпись не подойдёт для авторизации и работы коммерческих организаций, НКО и ИП на портале Госуслуги, в системе госзакупок, на федеральных электронных торговых площадках и во многих других системах.
Юридические лица и ИП, которые получают квалифицированные сертификаты в удостоверяющем центре ФНС, как правило, используют обезличенные подписи в двух случаях:
- для работы в собственной информационной системе (например, посредством которой компания оказывает коммерческие услуги);
- для выполнения функций оператора информационной системы или, если правила системы позволяют, её пользователя.
Почему опасно передавать ЭП другим лицам?
Работники компаний нередко пользуются электронной подписью директора. Например, бухгалтерия визирует ей отчеты, а юристы — документы для передачи в суд, чтобы не отвлекать руководителя для подписания каждой бумаги. Но при передаче ЭЦП своим работникам руководитель рискует столкнуться с проблемами.
Не всегда удается понять, что будет делать сотрудник с ЭЦП директора. Если человек нечист на руку, он сможет воспользоваться ей в личных целях. В такой ситуации руководителю будет трудно доказать невиновность.
Проблемы умножатся, если сотрудник использовал ЭП с ноутбука руководителя. Суд будет опираться на закон о конфиденциальности электронной подписи, и вероятность признания незаконного подписания бумаг будет небольшой. Ввиду этого передача ЭЦП по доверенности другому человеку — большой риск.
Если электронная подпись попадет в руки недобросовестному человеку, ответственность за подписанные кем-то другим документы понесет владелец.
Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью
Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).
С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.
Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.
Как оспорить незаконное использование чужой электронной подписи?
В ноябре 2018 года нам пришло из налоговой письмо о пояснении по счет-фактурам. Выяснилось, что через компанию «А» сделали электронный ключ, и в налоговую через эту же компанию сдали корректировку от имени нашей компании. Когда мы обратились в компанию «А» с просьбой показать нам документы, на основании которых они сделали этот электронный ключ (они сказали, что делали по доверенности), а также компанию, которая оплатила услуги, то нам отказали и предложили выдать данные только через полицию. Ключ по их словам у них тензор отозвал. Как нам действовать в данной ситуации? Иди в полицию писать заявление? Подавать на них в суд? Ведь тут понятно, что скорее всего компания «А» и предоставляет такие услуги. Может, даже ключ они сделали и сами, без всяких доверенностей.
В сложившейся ситуации можно рекомендовать следующий план действий:
Уведомить оператора (Тензор) о получении Электронной цифровой подписи (ЭЦП) ненадлежащим лицом с просьбой ее аннулировать.
Уведомить налоговую инспекцию в форме пояснений о направлении отчетности ненадлежащим лицом. Сделать проверку и сдать уточненную декларацию по своим данным.
Обратиться в суд на «А» о выдаче ЭЦП ненадлежащему лицу. В рамках судебного разбирательства запросить у компании все необходимые документы.
На основании представленных компанией документов можно будет определить степень ответственности каждого из участников процесса. Или привлечь кого-то еще к участию в процессе и возложить на него ответственность за произошедшее (например, доверенное лицо).
При наличии признаков преступления следует обратиться в полицию или прокуратуру. Обращение в правоохранительные органы на начальном этапе, скорей всего, не даст результатов, но займет время. В изложенной ситуации на данный момент признаки преступления отсутствуют.
Кому ФНС выдаёт электронную подпись
Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Передача электронной подписи другому лицу
С 1 января 2022 года изменятся правила использования электронных подписей для сотрудников компаний. Они должны будут получить «электронную подпись физического лица» и использовать её и для личных документов, и для работы. Также нужно будет оформить специальную «доверенность в машиночитаемом виде». Пока формы этих документов и алгоритмы работы с ними не утверждены, когда они появятся, мы напишем про них отдельную статью и приложим сюда ссылку.
Дмитрий Дригайло, директор по стратегическим коммуникациям финтех платформы «Фаст Ривер»:С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов. Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает. С 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в УЦ, которые аккредитованы по новым правилам. Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью, которые также научат принимать в УЦ. Поэтому советуем, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедиться, что портал научился распознавать и принимает такие доверенности.
-
До 1 июля 2021 года можно получить КЭП по старым правилам, она будет действовать до конца года.
-
С 1 июля 2021 года нотариусы, ИП и представители юрлиц по доверенности смогут бесплатно получить КЭП в удостоверяющем центре ФНС или доверенных УЦ, их список ещё не утвердили.
-
Все остальные категории пользователей КЭП с 1 июля и до конца года получают КЭП платно в удостоверяющих центрах, которые прошли переаттестацию — она завершится к 1 июля.
-
С 1 января 2022 года сотрудникам нужно будет получать подписи физлиц и электронные доверенности, но пока не понятно обязательно ли это для всех и на каких условиях. Эти данные ФНС ещё уточнит, тогда мы обновим эту статью или напишем новую.
Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью
Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).
С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.
Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.