Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое закрывающие документы для ип». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Что собой представляют закрывающие документы
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Закрывающие документы
Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.
Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название;
- дату оформления;
- наименование фирмы (всех участников сделки);
- расчетный банковский счет и реквизиты;
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
- ФИО ответственных лиц с их подписями;
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
- обязательно указываются все реквизиты;
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
Закрывающие документы для юридических лиц
При осуществлении торговых операций с юридическими лицами разных организационно-правовых форм кроме кассового чека, понадобятся закрывающие документы. Это бумаги, которые подтверждают выполнение условий сделки между продавцом и покупателем. Сделки регистрируются в бухгалтерии двух юридических лиц.
При расчётах с юридическими лицами нужно выбивать кассовый чек с дополнительными реквизитами. К ним относятся: наименование организации-клиента, ИНН, страна происхождения товара и номер таможенной декларации, которая подтверждает легальный ввоз товара на территорию РФ.
При наличном расчете с юридическими лицами нужна ККТ, а вот при безналичных расчётах использовать онлайн-кассу необязательно. Если деньги поступили от физического лица, их проводят через ККТ.
Важно понимать, что существуют неденежные формы безналичного расчёта, которые тоже подлежат учёту через ККТ. К ним относятся зачёты аванса, возврат предоплаты или оплата ценными бумагами.
Регистрируйте операции в онлайн-кассе, чтобы в момент налоговой сверки не оказалось, что данные из декларации и статистика из ККТ расходятся. Чтобы избежать таких ситуаций, периодически проверяйте финансы и не забывайте оформлять чеки возврата и коррекции.
При работе с юридическими лицами используются следующие виды закрывающих документов:
- товарные чеки;
- накладные, в том числе и ТОРГ-12;
- акты отгрузки;
- счета.
Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.
Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.
Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.
В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.
Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.
Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.
Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:
Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:
Это освобожденные виды деятельности.
Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:
Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.
Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.
В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.
Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.
На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.
Использовать новый документ можно для оформления различных операций:
Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.
Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды
Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.
ИП на УСН «доходы» и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.
ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.
ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.
Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны. Во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся. Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.
ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально и в случае НДС, и в случае налога на прибыль. Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме. Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- Google Workspace для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- Google Workspace для домена (Гибкий тариф).
Физлицо. Просто физлицо
А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.
Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.
Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.
Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.
Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.
В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.
Вот что рассказывают наши клиенты:
«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,
— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.
«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,
— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.
Перечень закрывающих документов для бухгалтерии
При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.
Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Когда нужно составлять
Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.
При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.
Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.
Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.
Разделение документов происходит по их общему назначению:
| Бухгалтерские | Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.). |
| Оправдательные | Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.). |
| Организационные или распорядительные | К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д. |
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название,
- дату оформления,
- наименование фирмы (всех участников сделки),
- расчетный банковский счет и реквизиты,
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
- ФИО ответственных лиц с их подписями,
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
- обязательно указываются все реквизиты,
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.
Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:
- название,
- данные об организации,
- вид сделки,
- натуральный и финансовый эквивалент операции,
- дата составления,
- персональные данные ответственных лиц и их подписи.
Товарный чек
Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:
- данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
- вид деятельности по ОКДП для продавца,
- данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
- номер и дата договора,
- данные перевозчика (если используются его услуги).
Товарная накладная
Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:
- сумма,
- наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
- ФИО плательщика и его банк,
- банк получателя и его счет,
- назначение платежа,
- дата оформления,
- подписи.
Платежное поручение
21 декабря 2020 Поступление
Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.
Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.
Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:
- покупка — приобретение за денежную плату;
- получение в безвозмездный дар;
- получение в качестве вклада в уставный капитал;
- строительство хозспособом (с помощью своих сил);
- строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
- Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.
Список документов, когда основное средство приобретается за плату:
- договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
- накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
- акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
- счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
- транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
- путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
- договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
- накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
- таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
- авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.
Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.
Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:
- накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
- расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
- бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
- счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.
Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:
- договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
- акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
- накладные на получение МПЗ для строительства;
- сметная документация.
Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:
- договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
- акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
- накладная, если ОС — новый;
- документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
- транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
- бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.
Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:
- документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
- документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
- если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.
Закрывающие документы по договорам
Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.
| Причина отсутствия документов | Решения судов, в которых причина признана уважительной |
| Утрачены при пожаре | Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07) |
| Изъяты следственными органами | Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2 |
| Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) |
| Утеряны налогоплательщиком | Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156 |
| Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках) | Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
| Уничтожены в связи с истечением срока хранения | Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).
Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.