Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3 Термины, определения и сокращения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.
Правила размещения и оформления приложений в ВКР
Приложения размещают в последнем разделе дипломной работы (после списка источников). Сюда входят не только графические объекты, но и любая вспомогательная информация, которой автор считает нужным дополнить работу.
Раздел с приложениями естественным образом дополняет ВКР. Оформление таких объектов зависит от того, какой тип информации используется (текст, изображения).
Что касается нумерации, то она не цифровая, а буквенная. Чтобы дать наименование каждому объекту, используют заглавные буквы русского алфавита (А, В, В…). Исключениями являются буквы ё, и, й, о, з, ч, ы, ь и ъ.
В соответствии с нормами ГОСТа, каждое приложение должно соответствовать определенной ссылке внутри текста дипломной работы. Важно, чтобы нумерация была понятной и последовательной, и у членов аттестационной комиссии не возникало вопросов о том, какое приложение идет первым, какое – вторым и т.д.
Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа
Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:
- Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
- Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
Обозначение: | ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
---|---|
Статус: | действующий |
Тип: | ГОСТ Р |
Название русское: | Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов |
Дата актуализации текста: | 01.01.2021 |
Дата актуализации описания: | 01.01.2023 |
Дата регистрации: | 00.00.0000 |
Дата издания: | 13.02.2019 |
Дата введения в действие: | 01.07.2018 |
Область и условия применения: | Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях |
Взамен: | ГОСТ Р 6.30-2003 |
Список изменений: | №0 от (рег. ) «Утратил силу в РФ» №1 от (рег. ) «Срок действия продлен» |
Расположен в: | Общероссийский классификатор стандартов → Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация → Информатика. Издательское дело → ИнформатикаКлассификатор государственных стандартов → Общетехнические и организационно-методические стандарты → Система классификации, кодирования и технико-экономической информации → Информация, библиотечное и издательское делоТематические сборники → Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. |
Приложение №0: | Изменение к ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дата введения перенесена |
Приложение №1: | Изменение №1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандарту, в одном документе может быть упомянуто до четырех получателей. Если адрес предназначен для большего числа лиц, применяется один из следующих вариантов
- Список получателей составляется на отдельном листе бумаги, к нему прилагается копия адресного документа.
- Получатели анонимны (имена не упоминаются) и связаны одной позицией. Например.
Руководству Северо-Байкальского подразделения ООО «Росстрой».
Правила, представленные в ГОСТе для оформления документов с несколькими пунктами назначения, фактически применимы только к бумажным юридическим документам. Электронный формат выглядит следующим образом.
- Может не содержать информацию о получателе.
- В зависимости от информации, количество получателей может быть указано больше, чем указано в правилах — более 4
- Типы электронной почты и документов могут не предоставлять информацию о получателях в отдельном каталоге.
Почему особенно важно прошивать документацию?
- Сгруппированные дела занимают меньше места.
- Ими удобнее пользоваться.
- В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
- Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.
В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.
При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Порядок оформления документов
Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.
Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2023 году:
- Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
- Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
- Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).
Как оформлять документацию: 4 способа
Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.
- Машинописным способом в соответствии с
ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004№ 63-ст). - Рукописным методом, используя положения
ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562). - Применяя ЭВМ, согласно
ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843). - На электронных носителях информации.
Правила обращения к адресату
В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:
- На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
- При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
- К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
- К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).
Министерство здравоохранения Российской Федерации;
- Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.
ООО Агрокомплекс Николаевский
Начальнику упаковочного цеха
- По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
Обеспечить ведение бухучёта
По закону «О бухучёте» ответственность за постановку бухгалтерского учёта лежит лично на руководителе. Начинать сводить дебет с кредитом надо с первого дня существования фирмы. Если бухгалтера в ООО пока нет, то возложите обязанность по ведению учёта на руководителя, закрепив это приказом.
Штатный бухгалтер обходится достаточно дорого, поэтому если объёма работ для него нет, то можно подключиться к одному из специализированных онлайн-сервисов и вести учёт самостоятельно. Другой вариант — передать учёт полностью или частично на аутсорсинг, а самому заняться более перспективными для бизнеса делами.
Почему это важно: за нарушение порядка ведения бухучёта руководитель наказывается штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а за повторное нарушение он может быть дисквалифицирован на срок от 1 года до 2 лет (статья 15.11 КоАП РФ).
Требования к отзыву научного руководителя к дипломному проекту по ГОСТу 2023 года
Существуют определенные требования к отзыву, который пишет научный руководитель на дипломный проект после прочтения им всего написанного материала:
- Научный руководитель должен дать полную характеристику проделанной работе студентом.
- Проанализировать, насколько тема дипломной работы актуальна в данный момент времени.
- Подтвердить, что полученные в ходе исследования в дипломном проекте результаты действительно значимы в научном мире.
- Научный руководитель делает свои выводы о том, насколько хорошо подготовлен студент в теории и практике.
- Также он должен дать свое видение того, насколько большие перспективы студента в дальнейшей научной деятельности.
Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:
- организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
- никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.
Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:
- применение стандарта оправдано экономически;
- позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
- применение стандарта повышает культуру работы с документами.
Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:
- исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
- руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
- служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.
По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.