Кассовая дисциплина и как ее правильно вести

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и как ее правильно вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Что такое кассовая дисциплина

Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.

Правила кассовой дисциплины определяют:

• какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
• как получать и выдавать наличные из кассы;
• на какие цели можно тратить наличные;
• на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
• сколько денег можно хранить на остатке в кассе.

Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:

• как будет осуществляться приём и выдача наличности;
• составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
• правильное хранение денежной наличности;
• установление и соблюдение кассового лимита;
• ведение кассовой книги;
• сдача в банк свободной наличности.

Обращение с документами кассовой дисциплины

Контроль должен проводиться каждый квартал или месяц. Необходимо распечатывать пересчёт лимита кассы на бумаге и подписывать главным бухгалтером, чтобы подтверждение правильности определения кассового остатка наличности всегда было в наличие на случай проверки. Все приказы и периодические пересчёты хранятся по общим правилам документооборота.

Приём и выдача денежной наличности из кассы оформляется кассовым ордером, он может быть следующим:

• при выдаче наличных денежных средств – расходный кассовый ордер (РКО);
• при приёме наличных денег в кассу – приходный кассовый ордер (ПКО).

Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины

Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:

• малый бизнес;
• микробизнес;
• ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).

К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:

• численность персонала от 16 до 100 человек;
• доход за год не выше 400 млн. рублей;
• к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
• организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца

ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.

Требования к новому образцу ККТ:

• касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
• на корпусе указан заводской номер кассы;
• наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
• наличие встроенных часов онлайн-режима;
• возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
• печать фискальных документов;
• формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
• возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
• прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
• печать QR кода на чеке;
• возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
• возможность поиска любого документа по номеру;
• исполнение протоколов обмена информацией.

При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:

• форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
• журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ

Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.

Порядок проверки кассовой дисциплины

Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.

На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:

• паспорт на кассу;
• карточка регистрации;
• КМ-1, 4, 8;
• КО-1, 2, 4;
• авансовый отчет;
• книга учета расходов/доходов;
• оборот по счету;
• документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
• иные первичные документы.

По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.

Все операции, связанные с наличностью, необходимо отражать в бухгалтерском учете, а также вести необходимую документацию. Так, при поступлении денег в кассу их нужно оприходовать. Для этого создается такой документ, как приходный кассовый ордер. При расходовании денежных средств создается расходный кассовый ордер. Также необходимо вести кассовую книгу. Это журнал, в котором отражены все приходы и расходы наличных денежных средств. Кассовую книгу можно вести в письменном виде, а можно в электронном.

Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление

Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.

Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:

Операция	Какой документ составляют	Форма
Приход денег в кассу	Приходной кассовый ордер (ПКО)	№КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88
Расход	Расходный кассовый ордер (РКО)	№КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Похожие записи:

• Как утилизировать автомобиль? Инструкция и условия снятия с учёта в ГИБДД
• Как делится ипотека при разводе
• Пенсия в Китае и России. Кому лучше жить в старости?